Attālinātā darba realitāte ir skaudra – sapulces mēdz aizņemt lielāko daļu darba dienas, atstājot arvien mazāk laika pašam darbam. Šī problēma kļūst īpaši aktuāla lielās komandās, kur ir daudz darbinieku  ar dažādām lomām.

Problēmas būtība

Laika izšķērdēšana

Darbinieki sūdzas, ka pārmērīgi biežas vai ilgas sapulces atņem vērtīgo laiku, kas būtu jāvelta tiešajiem darba pienākumiem.

Neskaidrs mērķis

Bieži vien nav skaidrs, kādas tēmas tieši tiks apspriestas un kāpēc konkrētā sapulce ir nepieciešama.

Lieki dalībnieki

Sapulcēs piedalās cilvēki, kuriem nav jēgas būt klāt, jo tēma viņus tieši neskar vai viņi nespēj dot pienesumu.

Attālinātā darba paradokss

Novērojumi liecina, ka attālinātā darba apstākļos sapulču skaits mēdz būt lielāks nekā klātienes darbā. Klātienē daudzus jautājumus var atrisināt ātri, neformālās sarunās pie kafijas automāta vai īsās diskusijās pie kolēģa galda. Attālināti strādājot, šīs īsās spontānās sarunas tiek aizstātas ar formālām tiešsaistes sapulcēm, kas prasa vairāk laika un iesaista vairāk cilvēku.

Risinājumi efektīvai komandas vadībai

1. Strukturēts sapulču grafiks

Izveido reālistisku sapulču grafiku, kurā paredzētas mazākas apakšgrupu sapulces pēc lomām. Pa lomām organizē atsevišķas tikšanās, bet vadības sapulces rīko retāk un tikai par būtiskiem jautājumiem.

2. Darba kārtība un mērķi

Pirms katras sapulces izsūti detalizētu darba kārtību un mērķus. Šim nolūkam izmanto Microsoft Teams vai līdzīgu platformu, kur sapulces piezīmes un kontekstu var sagatavot iepriekš un kopīgot ar visiem dalībniekiem.

3. Lēmumu apkopojums

Visi galvenie punkti un lēmumi pēc sapulces jāapkopo rakstiski un jānosūta komandai. Tas novērš pārpratumus un ļauj attālināti sekot līdzi progresam.

4. Asinhronie komunikācijas kanāli

Ievies "asinhronos" komunikācijas kanālus, kur svarīgākās ziņas tiek nosūtītas e-pastā vai komandas platformas tērzēšanas telpās. Teams sapulču piezīmes vienmēr ir pieejamas visiem arī pēc sapulces.

5. Klātienes elementu ieviešana

Ja iespējams, apsveriet daļēji hibrīda darba modeli, kur komanda regulāri tiekas klātienē, lai risinātu stratēģiskus jautājumus un veicinātu neformālu komunikāciju. Pētījumi rāda, ka regulāras klātienes tikšanās var samazināt nepieciešamību pēc daudzām mazākām tiešsaistes sapulcēm.

Labāko prakšu ieviešana

Efektīva attālinātas komandas vadība balstās uz trim pamatprincipiem: uzticēšanos, precīzu informācijas apriti un mērķtiecīgām tikšanās reizēm. Lēmumu pieņemšanas sapulces apvienojiet ar rezultātu atskaiti tikai tad, ja nepieciešams visas komandas iesaiste. Ikdienas sinhronās sapulces izvērtējiet ļoti kritiski – jādod laiks cilvēkiem strādāt individuāli.

Regulāra izvērtēšana

Veiciet īsas aptaujas, lai noskaidrotu, kuras sapulces darbinieki uzskata par lietderīgām un kuras – par laika tērēšanu. Jautājiet par idejām, kā ekonomēt laiku.

Deleģēšana

Uzticiet komandu vadītājiem organizēt savus iekšējos procesus, prasot tikai regulārus kopsavilkumus par progresu, nevis nepārtrauktu klātbūtni visās sapulcēs.

Dokumentēšana

Izveidojiet vienotu sistēmu, kur dokumentēt visus lēmumus un informāciju, kas pieejama visiem komandas locekļiem jebkurā laikā.

Atcerieties, ka attālinātā darba apstākļos efektīva laika izmantošana kļūst vēl svarīgāka. Pārāk daudzas sapulces var novest pie "sapulču noguruma", kas būtiski samazina produktivitāti. Tāpēc ļaujiet savai komandai strādāt, nevis tikai runāt par darbu – labāka līdzsvara atrašana starp komunikāciju un produktīvu darbu ir atslēga veiksmīgam attālinātajam darbam. Vienlaikus apzinieties, ka daļa no sapulču daudzuma ir tieši saistīta ar attālināto darba formātu, un meklējiet veidus, kā veicināt neformālu informācijas apmaiņu, kas klātienē notiktu dabiski.